Организация деловых мероприятий

Часто владельцам бизнеса приходится организовывать различные мероприятия – для налаживания контактов с партнерами, презентации нового продукта или привлечения клиентов. Начнем с самого понятия. Деловое мероприятие – это событие, организованное для укрепления или приобретения новых бизнес-контактов, обмена информацией или обучения в рамках одной или нескольких компаний. Теперь поподробнее остановимся на видах.

Конференции, круглые столы

Мероприятия, целью которых является обсуждение какой-то узкой проблемы и поиски путей решения, либо обмен мнениями компетентных. Конференция представляет собой выступления участников с докладами на основную тему. В рамках круглого стола проходит дискуссия.

Презентации и выставки

Цель – представление аудитории новой услуги или продукта, итогов работы, достижения компании как выставочные экспозиции, а также или выход на новый сегмент рынка. Желаемый результат – информирование общественности и заключение выгодных контрактов.

Бизнес-ланчи, встречи, приемы

Неформальные мероприятия, направленные на решение вопросов бизнеса. Переговоры в таких условиях бывают очень результативны благодаря возможности более тесного общения партнеров, личному контакту.

Фуршет, банкет, коктейль

Развлекательная часть масштабных мероприятий, предоставляющая возможность всем участникам пообщаться, обменяться визитками, познакомиться поближе. Большие возможности для обмена контактами предоставляют именно приемы «стоя», позволяющие участникам свободно перемещаться по залу. Когда на приеме организованна рассадка гостей – это ограничивает их возможности наладить связи только с соседями справа и слева, что препятствует эффективному нетворкингу.

При организации деловых мероприятий необходимо учесть множество деталей и нюансов. Один из первых этапов – выбор помещения, отвечающего всем требованиям: вместимость, освещение, техническое оснащение и пр. Не забудьте проверить наличие канцелярских принадлежностей и поддержку компьютерной техникой всех нужных вам программ.

Особое внимание обратите на организацию кофе-брейков и прочих перерывов. Времени должно быть достаточно для восстановления сил и перекуса. В достаточном количестве должно быть еды и, особенно, напитков.

Проконтролируйте подготовку раздаточных материалов. В них необходимо зафиксировать основные тезисы мероприятия и прочую информацию, которую необходимо донести до аудитории.

Добавьте в ваше деловое мероприятие какую-нибудь уникальность, «фишку», чтобы произвести положительное впечатление на участников. Необходимо не только все продумать до мелочей, но и выделиться на фоне организаторов аналогичных мероприятий.